Takenlijst in SharePoint op verschillende onderliggende vergaderwerkruimtes gebruiken.

Deze procedure is geschreven op basis van de case STUVO.

Werking

Stuvo heeft 5 verschillende vergaderorganen. Deze vind je terug in de (opzoek)lijst vergadering.

De takenlijst op de intranetwerkruimte van Stuvo bevat alle taken uit deze vergadering, dus iedere nieuwe taak wordt toegewezen aan een vergadering.

In een vergaderwerkruimte worden de actieve taken (=taakstatus is niet gelijk aan voltooid) getoond van die specifieke vergadering (=vergadering is gelijk aan intervisie)

Technisch stappenplan

Om de onderstaande stappen uit de voeren, moet je beheerder zijn van jouw werkruimte.
Afspraak: in de procedure hieronder, vervang je STUVO door de naam van jouw werkruimte.

1. De takenlijst aanpassen

We vervangen het standaard inhoudstype "taken" door "Stuvo taken". De grote stappen zijn:

• Aangepaste lijst Vergadering maken die als opzoekkolom zal dienen.
• Een aangepast inhoudstype maken.
• De instellingen van de takenlijst aanpassen
• Indien er taken zijn, deze items wijzigen van inhoudstype
• De weergaven aanpassen
• Testen

A. Aangepaste lijst Vergadering maken die als opzoekkolom zal dienen:

• Ga naar je werkruimte Stuvo.
• Open rechtsboven het menu Siteacties>Maken.
• Klik onder het kopje Aangepaste lijsten op Aangepaste lijst in gegevensbladweergave.
• Vul de volgende gegevens in
  • Naam: Vergadering
  • Beschrijving: (opzoek)lijst van Vergaderingen van Stuvo
  • Dit lijstitem op de werkbalk Snel starten weergeven: Nee
• Klik op OK.
  • Vul onder de kolom titel, je vergaderingen in.
    Bv teamvergadering, interventie, Raad van Bestuur.
    Voorzie een titel Andere.
  • Resultaat: Deze lijst kan nu gebruikt worden als opzoeklijst voor andere lijsten, bv de taken.

B. Een aangepast inhoudstype maken:

• Open rechtsboven het menu Siteacties>Site-instellingen.
• Klik onder het kopje Galerieën op Site-inhoudstypen.
• Klik op Maken.
• Vul de volgende gegevens in.
  • Naam: Stuvo taak
  • Beschrijving: taak waarbij verwezen wordt naar het type vergadering.
  • Het bovenliggende inhoudstype selecteren uit: kies Lijstinhoudstypen
  • Bovenliggend inhoudstype: Taak
  • Dit site-inhoudstype plaatsen in bestaande groep: Howest inhoudstypen.
• Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Howest inhoudstypen, staat nu je nieuwe inhoudstype in het blauw gemarkeerd.
• Klik op Stuvo taak om de nodige aanpassingen te doen.
• Klik onderaan op Toevoegen vanuit nieuwe sitekolom.
• Vul de volgende gegevens in
  • Kolomnaam: Vergadering
  • Het type informatie in deze kolom is: Opzoeken
  • Plaats deze sitekolom in Bestaande groep: Howest kolommen
  • Beschrijving: Kies type vergadering.
  • Informatie opvragen van: Vergadering
  • In deze kolom: Titel
• Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Kolommen is onderaan een kolom toegevoegd met de naam Vergadering.
• Klik in de broodkruimel op Stuvo om terug te keren naar je werkruimte.

C. De takenlijst aanpassen:

• Open de takenlijst en Klik in het menu op Instellingen>Instellingen voor lijst.
• Klik op Geavanceerde instellingen.
• Wijzig de optie Beheer van inhoudstypen toestaan? van Nee naar Ja en klik op OK.
  • Resultaat: er is een sectie toegevoegd met als kopje Inhoudstypen.
• Klik op Toevoegen vanuit bestaande type site-inhoud.
  • De site-inhoudstype selecteren uit Howest inhoudstypen.
  • Selecteer in de linker kolom "Stuvo taak" en klik op Toevoegen.
• Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Inhoudstypen staan nu 2 waarden.
• Klik op Nieuwe knopvolgorde en standaardtype inhoud wijzigen.
• Wijzig 2 naar 1 naast Stuvo taak.
• Klik op OK.
• Indien er taken in je takenlijst staan, voer dan eerst stap D uit vooraleer je hier verder doet.
  Er kan immers geen inhoudstype verwijderd worden, als er nog taken van dat type bestaan.
• Klik op Taak.
• Klik onder het kopje Instellingen op Dit inhoudstype verwijderen.
• Er verschijnt een dialoogvenster "Message from webpage" met de vraag Weet u zeker....?
  Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Inhoudstypen staat nu 1 waarde.
• Klik in de broodkruimel op Stuvo om terug te keren naar je werkruimte.

D. Indien er taken zijn, deze items wijzigen van inhoudstype

• Open de taken en kies de weergave Alle items.
• Klik op een taak en kies bewerken.
• Wijzig het inhoudstype Taak naar Stuvo taak.
• Klik op OK.
• Doe dit voor alle taken.

E. De weergaven aanpassen

De bestaande takenlijst heeft reeds een aantal weergaven. De kolom Vergadering is niet zichtbaar.

• Selecteer de weergave Actieve taken.
• Selecteer in het menu Weergave deze weergave wijzigen.
• Breng de volgende wijzigingen aan:
  • Kolommen: Vink de kolom Vergadering aan en kies een positie vanaf links.
  • Sorteren: Controleer de Eerst sorteren op kolom. Indien je de eerst af te werken taken wenst te zien,
    kies Einddatum, en kies Items weergeven in aflopende volgorde.
  • Groeperen: Enkel in te vullen indien je per vergadering de taken wenst te zien.
    Eerst groeperen op kolom Vergadering.
• Klik op OK.
• Doe dit voor alle weergaven.

F. Testen

• Klik op de knop Nieuw en controleer of je een Vergadering kunt kiezen in de lijst.
• Voeg eventueel een testtaak toe om in het volgende gedeelte gemakkelijk te kunnen werken.

2. De takenlijst gebruiken in een vergaderwerkruimte

Op de startpagina van de vergaderwerkruimte voegen we 2 webonderdelen toe. De grote stappen zijn:

• Pagina bewerken en het webonderdeel Inhoudsquery en Inhoudseditor toevoegen
• De webonderdelen opmaken
• De webonderdelen schikken op de pagina

A. Pagina bewerken en het webonderdeel Inhoudsquery en Inhoudseditor toevoegen:

• Open de vergaderwerkruimte
• Open rechtsboven het menu Siteacties>Pagina bewerken
• Klik in de kolom Centreren op Een webonderdeel toevoegen
• Vink de volgende 2 items aan:
  • onder het kopje Diversen het webonderdeel met de naam Webonderdeel Inhoudseditor.
  • onder het kopje Standaard het webonderdeel met de naam Webonderdeel Inhoudsquery.
• Klik op Toevoegen.
  • Resultaat: In de kolom Centreren staan bovenaan 2 nieuwe webonderdelen.

B. De webonderdelen opmaken

• Klik op Bewerken>gedeeld webonderdeel wijzigen bij het Webonderdeel inhoudseditor.
  • Resultaat: Er verschijnt rechts een takenpaneel waar we de volgende wijzigingen doen
  • In dit webonderdeel plaatsen we een hyperlink om een nieuwe taak toe te voegen.
• We hebben een hyperlink nodig. We gaan de link naar "nieuwe taak" in het klembord kopiëren.
  • Klik in de bovenste broodkruimel met de rechtermuisknop op Stuvo en kies openen in een nieuw venster.
  • Klik in de linker navigatielijst op Taken.
  • Klik in het menu op Nieuw.
  • Kopieer de URL die in de adresbalk staat naar het klembord.
  • Sluit het venster.
• Klik op de knop RTF-editor...
• Er verschijnt een dialoogvenster HTML-editor -- Webpage Dialog waarin je de volgende taken uitvoert:
  • Tik de tekst Klik hier om een nieuwe taak toe voegen.
  • Selecteer de tekst Klik hier om een nieuwe taak.
  • Klik in het menu op het icoontje Hyperlink toevoegen.
  • Plak in het vak Geselecteerde URL de URL van Nieuw die je net in het klembord geplaatst hebt.
  • Klik op OK.
  • Klik op OK.
  • Resultaat: De tekst verschijnt onder de titel webonderdeel Inhoudseditor.
• Klik op het Plus-teken voor vormgeving om de onderdelen te zien.
  • Titel: vervang Webonderdeel Inhoudseditor door Nieuwe taak.
  • Chroomtype: vervang Standaard door Geen.
  • Klik op OK
• Klik op Bewerken>gedeeld webonderdeel wijzigen bij het Webonderdeel Inhoudsquery.
  • Resultaat: Er verschijnt rechts een takenpaneel waar we de volgende wijzigingen doen
  • In dit webonderdeel tonen we de actieve taken van één specifieke vergadering Interventie.
• We hebben een hyperlink nodig. We gaan de link naar "actieve taken" in het klembord kopiëren.
  • Klik in de bovenste broodkruimel met de rechtermuisknop op Stuvo en kies openen in een nieuw venster.
  • Klik in de linker navigatielijst op Taken.
  • Kies de weergave Actieve taken.
  • Kopieer de URL die in de adresbalk staat naar het klembord.
  • Sluit het venster.
• Klik op het Plus-teken voor Query om de onderdelen te zien. Breng de volgende wijzigingen aan:
  • Bron: Selecteer het 3e rondje items weergeven uit de volgende lijst en klik op Bladeren.
    Klik op de plus-tekens tot je de takenlijst kunt selecteren.
    Voor STUVO betekent dit Onderwijs>Stuvo en dan klikken op taken.
    Klik op OK.
  • Lijsttype: vervang Paginabiliotheek door Taken
  • Inhoudstype: vervang <Alle inhoudstypen> door <Howest inhoudstypen> en <Algemeen kalender item> door <Stuvo taak>
  • Extra filters: 1) vervang <geen filter> door Taakstatus
    vervang is gelijk aan door is niet gelijk aan
    tik voltooid
    2) vervang <geen filter> door Vergadering
    tik de naam van de vergadering Intervisie
  • Resultaat: Klik onderaan op de knop toepassen om je filter te controleren. Indien je een testtaak heb toegevoegd, dan zie je deze nu in de lijst staan.
• Klik op het Plus-teken voor Vormgeving om de onderdelen te zien. Breng de volgende wijziging aan:
  • Titel: vervang Webonderdeel Inhoudsquery door Actieve taken.
• Klik op het Plus-teken voor Geavanceerd om de onderdelen te zien. Breng de volgende wijziging aan:
  • Titel-URL: Plak de URL van de weergave Actieve taken die je net in het klembord geplaatst hebt.
  • Klik op OK.
  • Resultaat: Er is een webonderdeel met de titel Actieve taken waar je eventueel een lijst ziet van namen van taken.

C. De webonderdelen schikken op de pagina

• Breng je muis boven het webonderdeel op de titel Actieve taken tot die verandert in een dubbele pijl.
• Sleep het webonderdeel naar beneden om die een nieuwe plaats toe te kennen.
• Laat los.
• Doe hetzelfde voor het webonderdeel Nieuwe taak en verplaats dit onderdeel onder de Actieve taken.
• Klik Rechtsbovenaan op Bewerkingsmoduls verlaten.
• Resultaat: De takenlijst staat netjes op de startpagina van je vergaderwerkruimte.

Tips en opmerkingen

• De takenlijst is een aangepast inhoudstype gemaakt op het niveau van de STUVO werkruimte. Daarom kan de takenlijst enkel gekoppeld worden in onderliggende werkruimtes.
• Indien je een takenlijst wenst te koppelen in om het even welke website, moet het inhoudstype gedefinieerd worden op het hoogste niveau, dus op start.howest.be. Enkel de groep <cb home owners> heeft hier toegang toe. Stuur daarom een e-mail naar intranet@howest.be met de vraag "aangepast Howest inhoudstype maken" en specificeer in de e-mail welk soort lijst en waar die staat.