Takenlijst in SharePoint op verschillende onderliggende vergaderwerkruimtes gebruiken.

Deze procedure is geschreven op basis van de case STUVO.

Werking

Stuvo heeft 5 verschillende vergaderorganen. Deze vind je terug in de (opzoek)lijst vergadering.

De takenlijst op de intranetwerkruimte van Stuvo bevat alle taken uit deze vergadering, dus iedere nieuwe taak wordt toegewezen aan een vergadering.

In een vergaderwerkruimte worden de actieve taken (=taakstatus is niet gelijk aan voltooid) getoond van die specifieke vergadering (=vergadering is gelijk aan intervisie)

Technisch stappenplan

Om de onderstaande stappen uit de voeren, moet je beheerder zijn van jouw werkruimte.
Afspraak: in de procedure hieronder, vervang je STUVO door de naam van jouw werkruimte.

1. De takenlijst aanpassen

We vervangen het standaard inhoudstype "taken" door "Stuvo taken". De grote stappen zijn:

• Aangepaste lijst Vergadering maken die als opzoekkolom zal dienen.
• Een aangepast inhoudstype maken.
• De instellingen van de takenlijst aanpassen
• Indien er taken zijn, deze items wijzigen van inhoudstype
• De weergaven aanpassen
• Testen

A. Aangepaste lijst Vergadering maken die als opzoekkolom zal dienen:

• Ga naar je werkruimte Stuvo.
• Open rechtsboven het menu Siteacties>Maken.
• Klik onder het kopje Aangepaste lijsten op Aangepaste lijst in gegevensbladweergave.
• Vul de volgende gegevens in
  • Naam: Vergadering
  • Beschrijving: (opzoek)lijst van Vergaderingen van Stuvo
  • Dit lijstitem op de werkbalk Snel starten weergeven: Nee
• Klik op OK.
  • Vul onder de kolom titel, je vergaderingen in.
    Bv teamvergadering, interventie, Raad van Bestuur.
    Voorzie een titel Andere.
  • Resultaat: Deze lijst kan nu gebruikt worden als opzoeklijst voor andere lijsten, bv de taken.

B. Een aangepast inhoudstype maken:

• Open rechtsboven het menu Siteacties>Site-instellingen.
• Klik onder het kopje Galerieën op Site-inhoudstypen.
• Klik op Maken.
• Vul de volgende gegevens in.
  • Naam: Stuvo taak
  • Beschrijving: taak waarbij verwezen wordt naar het type vergadering.
  • Het bovenliggende inhoudstype selecteren uit: kies Lijstinhoudstypen
  • Bovenliggend inhoudstype: Taak
  • Dit site-inhoudstype plaatsen in bestaande groep: Howest inhoudstypen.
• Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Howest inhoudstypen, staat nu je nieuwe inhoudstype in het blauw gemarkeerd.
• Klik op Stuvo taak om de nodige aanpassingen te doen.
• Klik onderaan op Toevoegen vanuit nieuwe sitekolom.
• Vul de volgende gegevens in
  • Kolomnaam: Vergadering
  • Het type informatie in deze kolom is: Opzoeken
  • Plaats deze sitekolom in Bestaande groep: Howest kolommen
  • Beschrijving: Kies type vergadering.
  • Informatie opvragen van: Vergadering
  • In deze kolom: Titel
• Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Kolommen is onderaan een kolom toegevoegd met de naam Vergadering.
• Klik in de broodkruimel op Stuvo om terug te keren naar je werkruimte.

C. De takenlijst aanpassen:

• Open de takenlijst en Klik in het menu op Instellingen>Instellingen voor lijst.
• Klik op Geavanceerde instellingen.
• Wijzig de optie Beheer van inhoudstypen toestaan? van Nee naar Ja en klik op OK.
  • Resultaat: er is een sectie toegevoegd met als kopje Inhoudstypen.
• Klik op Toevoegen vanuit bestaande type site-inhoud.
  • De site-inhoudstype selecteren uit Howest inhoudstypen.
  • Selecteer in de linker kolom "Stuvo taak" en klik op Toevoegen.
• Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Inhoudstypen staan nu 2 waarden.
• Klik op Nieuwe knopvolgorde en standaardtype inhoud wijzigen.
• Wijzig 2 naar 1 naast Stuvo taak.
• Klik op OK.
• Indien er taken in je takenlijst staan, voer dan eerst stap D uit vooraleer je hier verder doet.
  Er kan immers geen inhoudstype verwijderd worden, als er nog taken van dat type bestaan.
• Klik op Taak.
• Klik onder het kopje Instellingen op Dit inhoudstype verwijderen.
• Er verschijnt een dialoogvenster "Message from webpage" met de vraag Weet u zeker....?
  Klik op OK.
  • Resultaat: Onder het kopje Inhoudstypen staat nu 1 waarde.
• Klik in de broodkruimel op Stuvo om terug te keren naar je werkruimte.

D. Indien er taken zijn, deze items wijzigen van inhoudstype

• Open de taken en kies de weergave Alle items.
• Klik op een taak en kies bewerken.
• Wijzig het inhoudstype Taak naar Stuvo taak.
• Klik op OK.
• Doe dit voor alle taken.

E. De weergaven aanpassen

De bestaande takenlijst heeft reeds een aantal weergaven. De kolom Vergadering is niet zichtbaar.

• Selecteer de weergave Actieve taken.
• Selecteer in het menu Weergave deze weergave wijzigen.
• Breng de volgende wijzigingen aan:
  • Kolommen: Vink de kolom Vergadering aan en kies een positie vanaf links.
  • Sorteren: Controleer de Eerst sorteren op kolom. Indien je de eerst af te werken taken wenst te zien,
    kies Einddatum, en kies Items weergeven in aflopende volgorde.
  • Groeperen: Enkel in te vullen indien je per vergadering de taken wenst te zien.
    Eerst groeperen op kolom Vergadering.
• Klik op OK.
• Doe dit voor alle weergaven.

F. Testen

• Klik op de knop Nieuw en controleer of je een Vergadering kunt kiezen in de lijst.
• Voeg eventueel een testtaak toe om in het volgende gedeelte gemakkelijk te kunnen werken.

2. De takenlijst gebruiken in een vergaderwerkruimte

Op de startpagina van de vergaderwerkruimte voegen we 2 webonderdelen toe. De grote stappen zijn:

• Pagina bewerken en het webonderdeel Inhoudsquery en Inhoudseditor toevoegen
• De webonderdelen opmaken
• De webonderdelen schikken op de pagina

A. Pagina bewerken en het webonderdeel Inhoudsquery en Inhoudseditor toevoegen:

• Open de vergaderwerkruimte
• Open rechtsboven het menu Siteacties>Pagina bewerken
• Klik in de kolom Centreren op Een webonderdeel toevoegen
• Vink de volgende 2 items aan:
  • onder het kopje Diversen het webonderdeel met de naam Webonderdeel Inhoudseditor.
  • onder het kopje Standaard het webonderdeel met de naam Webonderdeel Inhoudsquery.
• Klik op Toevoegen.
  • Resultaat: In de kolom Centreren staan bovenaan 2 nieuwe webonderdelen.

B. De webonderdelen opmaken

• Klik op Bewerken>gedeeld webonderdeel wijzigen bij het Webonderdeel inhoudseditor.
  • Resultaat: Er verschijnt rechts een takenpaneel waar we de volgende wijzigingen doen
  • In dit webonderdeel plaatsen we een hyperlink om een nieuwe taak toe te voegen.
• We hebben een hyperlink nodig. We gaan de link naar "nieuwe taak" in het klembord kopiëren.
  • Klik in de bovenste broodkruimel met de rechtermuisknop op Stuvo en kies openen in een nieuw venster.
  • Klik in de linker navigatielijst op Taken.
  • Klik in het menu op Nieuw.
  • Kopieer de URL die in de adresbalk staat naar het klembord.
  • Sluit het venster.
• Klik op de knop RTF-editor...
• Er verschijnt een dialoogvenster HTML-editor -- Webpage Dialog waarin je de volgende taken uitvoert:
  • Tik de tekst Klik hier om een nieuwe taak toe voegen.
  • Selecteer de tekst Klik hier om een nieuwe taak.
  • Klik in het menu op het icoontje Hyperlink toevoegen.
  • Plak in het vak Geselecteerde URL de URL van Nieuw die je net in het klembord geplaatst hebt.
  • Klik op OK.
  • Klik op OK.
  • Resultaat: De tekst verschijnt onder de titel webonderdeel Inhoudseditor.
• Klik op het Plus-teken voor vormgeving om de onderdelen te zien.
  • Titel: vervang Webonderdeel Inhoudseditor door Nieuwe taak.
  • Chroomtype: vervang Standaard door Geen.
  • Klik op OK
• Klik op Bewerken>gedeeld webonderdeel wijzigen bij het Webonderdeel Inhoudsquery.
  • Resultaat: Er verschijnt rechts een takenpaneel waar we de volgende wijzigingen doen
  • In dit webonderdeel tonen we de actieve taken van één specifieke vergadering Interventie.
• We hebben een hyperlink nodig. We gaan de link naar "actieve taken" in het klembord kopiëren.
  • Klik in de bovenste broodkruimel met de rechtermuisknop op Stuvo en kies openen in een nieuw venster.
  • Klik in de linker navigatielijst op Taken.
  • Kies de weergave Actieve taken.
  • Kopieer de URL die in de adresbalk staat naar het klembord.
  • Sluit het venster.
• Klik op het Plus-teken voor Query om de onderdelen te zien. Breng de volgende wijzigingen aan:
  • Bron: Selecteer het 3e rondje items weergeven uit de volgende lijst en klik op Bladeren.
    Klik op de plus-tekens tot je de takenlijst kunt selecteren.
    Voor STUVO betekent dit Onderwijs>Stuvo en dan klikken op taken.
    Klik op OK.
  • Lijsttype: vervang Paginabiliotheek door Taken
  • Inhoudstype: vervang <Alle inhoudstypen> door <Howest inhoudstypen> en <Algemeen kalender item> door <Stuvo taak>
  • Extra filters: 1) vervang <geen filter> door Taakstatus
    vervang is gelijk aan door is niet gelijk aan
    tik voltooid
    2) vervang <geen filter> door Vergadering
    tik de naam van de vergadering Intervisie
  • Resultaat: Klik onderaan op de knop toepassen om je filter te controleren. Indien je een testtaak heb toegevoegd, dan zie je deze nu in de lijst staan.
• Klik op het Plus-teken voor Vormgeving om de onderdelen te zien. Breng de volgende wijziging aan:
  • Titel: vervang Webonderdeel Inhoudsquery door Actieve taken.
• Klik op het Plus-teken voor Geavanceerd om de onderdelen te zien. Breng de volgende wijziging aan:
  • Titel-URL: Plak de URL van de weergave Actieve taken die je net in het klembord geplaatst hebt.
  • Klik op OK.
  • Resultaat: Er is een webonderdeel met de titel Actieve taken waar je eventueel een lijst ziet van namen van taken.

C. De webonderdelen schikken op de pagina

• Breng je muis boven het webonderdeel op de titel Actieve taken tot die verandert in een dubbele pijl.
• Sleep het webonderdeel naar beneden om die een nieuwe plaats toe te kennen.
• Laat los.
• Doe hetzelfde voor het webonderdeel Nieuwe taak en verplaats dit onderdeel onder de Actieve taken.
• Klik Rechtsbovenaan op Bewerkingsmoduls verlaten.
• Resultaat: De takenlijst staat netjes op de startpagina van je vergaderwerkruimte.

Tips en opmerkingen

• De takenlijst is een aangepast inhoudstype gemaakt op het niveau van de STUVO werkruimte. Daarom kan de takenlijst enkel gekoppeld worden in onderliggende werkruimtes.
• Indien je een takenlijst wenst te koppelen in om het even welke website, moet het inhoudstype gedefinieerd worden op het hoogste niveau, dus op start.howest.be. Enkel de groep <cb home owners> heeft hier toegang toe. Stuur daarom een e-mail naar intranet@howest.be met de vraag "aangepast Howest inhoudstype maken" en specificeer in de e-mail welk soort lijst en waar die staat.

Mailing van lopende vacatures naar Alumni: samenwerking Outlook-Access-Sharepoint

Werking van de toepassing:

• Via http://alumni.howest.be/ kan een afgestudeerde, zijn abonnement voor vacatures ontvangen beheren.
• Vacatures zijn een lijst op Intranet.
• Op de Intranet alumni site kan een Howest medewerker die de openstaande vacatures wilt volgen, zich ook abonneren op de mailing. Hij krijgt dan een aangepaste info email.
• Bij het opstarten van de Access toepassing 'Vacatures versturen', wordt automatisch een formulier geopend die de volgende 3 acties uitvoert:
1. Een email versturen met alle vacature-ontvangers van een opleiding in BCC.
2. Een email versturen naar de volgers (interne medewerkers) van die opleiding in CC.
3. Indien een vacature verlopen is in de voorbij week, een email versturen naar het bedrijf om te melden dat de vacature afgesloten is.

• De mails worden verstuurd vanuit het Outlook profiel dat geopend is op de client waar de access toepassing opgestart wordt.
• De Access toepassing staat in een bibliotheek op het Intranet.

Enkele bijzonderheden:

• Vanuit Access wordt een referentie gelegd naar Outlook.

• Deze verwijzing is nodig zodat je vanuit Outlook geen melding ivm 'een toepassing wenst email uit jouw naam te versturen. Toelaten?' vraag krijgt.

• Dat betekent dat de toepassing versie afhankelijk is. Maw, is je Outlook client versie 2010, dan moet je de verwijzing naar 'Microsoft Outlook 14.0 Object Library' leggen.
• Vooraleer je de Access toepassing opent, moet je eerst het Outlook profiel correct openen.
• Bv als je niet vanuit jouw naam maar vanuit het generieke adres Alumni@howest.be wenst te versturen, moet je gemachtigd zijn om een Outlook profiel voor dat email adres aan te maken.
• De toepassing werkt dus niet met email-aliassen.

Foutmelding Document Paneel kan niet weergegeven worden in Office 2007

Vaststelling:
U wenst de eigenschappen van een document aan te passen die op Sharepoint is gepubliceerd, en de eigenschap(pen) wordt niet opgeslagen.

Oorzaak:
Als u het document opent in zijn Office applicatie, krijgt u bv volgende foutmelding:

Remedie:
Een mogelijke (drastische) oplossing is het Office 2007 document openen met een ZIP programma om de package te onderzoeken.

Actie:
Voer de volgende acties uit:
- neem een lokale kopie van het document.
- wis de map 'customXML
- wis de map '[trash]' als die er is
- ga naar de map 'docProps' en wis custom.xml
- open het document. U krijgt een aantal meldingen. Klik bevestigend tot het document open is en u in de titelbalk de naam van je document met [hersteld] ziet staan.
- sla het document weer op.
Controle:
- publiceer het document weer naar de sharepoint bibliotheek.
- probeer de documenteigenschappen weer in te vullen.

In Excel een kolom met volledige naam opsplitsen naar Voornaam en Familienaam

Title: Excel: split 1 column into 2 colums, based on a special character.

Vaststelling: Je krijgt een adresbestand waarbij de naam en familienaam in 1 kolom staan. Je wenst de naam en voornaam apart te gebruiken.
Observation: 1 column in Excel contains Firstname and Name (Name and Firstname). How to split up in 2 columns.

Oorzaak: Kan ten gevolge diverse redenen zijn.
Cause: Can be different.
Remedie: Op basis van de spatie kan de kolom opgesplitst worden. We kunnen niet het menu Gegevens>Tekst naar Kolommen splitsen gebruiken. Deze functie heeft 2 opties maar 
- omdat een familienaam meerdere spaties bevat, kun je niet op basis van scheidingsteken werken
- omdat de voornamen geen vaste lengte hebben, kun je niet op lengte werken.
Solution: We split the column based on the space in de name. We can not use the menu Data>Convert text to Columns. This function has 2 options but
- because a familyname can has more dan 1 space in the name, you can not use the Delimited options
- becasue a firstname has not a fixed length, you can not use the fixed width option.
Acties:
Er zijn 2 verschillende startsituaties:

• combinatie 1 VOORNAAM+ FAMILIENAAM:
• Redenering:
• Als in kolom A de volledige naam staat, dan komt in kolom B de voornaam en kolom C de familienaam.
• Met de functie VIND.ALLES() zoeken we de positie van de spatie (=spatiepositie).
• De letters LINKS() van de spatiepositie, is de voornaam.
• De letters RECHTS() van die spatiepositie vormen de familienaam.
• Het aantal letters die rechts staan, kun je met behulp van de functie LENGTE() berekenen: namelijk lengte() - spatiepositie. Dus gecombineerd wordt dat RECHTS([volledigenaam];LENGTE()-spatiepostie)
• Werkwijze:
• in een hulpkolom B berekenen we voor de eenvoud de spatiepositie (ipv geneste functies)
• in kolom C de voornaam
• in kolom D de familienaam
• als alle formules gemaakt en gekopieerd zijn, selecteren we kolom B,C en D. We kiezen Kopieren. Zonder onze selectie te veranderen, klikken we nu Plakken Speciaal>Waarden. Op die manier zijn de formules "weg", en houden we de waarden over.
• kolom B was een hulpmiddel. Die kolom kunnen we nu verwijderen.
• Resultaat: in kolom B staat voornaam, in kolom C staat familienaam.
• Formules:

combinatie 2 FAMILIENAAM+ VOORNAAM:

Redenering:

• Als in kolom A de volledige naam staat, dan komt in kolom B de voornaam en kolom C de familienaam.
• Met de functie VIND.ALLES() zoeken we de positie van de 1e spatie. Daarna zoeken we verder tot we de laatste spatie in de naam vinden (=spatiepositie). De moeilijkheid hier is dat je niet weet hoeveel spaties er zijn. Je maakt zoveel kolommen als nodig. Met de functie ALS... en ISFOUT() - of vanaf Excel 2007 gecombineerd in ALS.FOUT() - kun je telkens de laatst gevonden spatie 'doorgeven'.
• De letters LINKS() van de spatiepositie, is de voornaam.
• De letters RECHTS() van die spatiepositie vormen de familienaam.
• Het aantal letters die rechts staan, kun je met behulp van de functie LENGTE() berekenen: namelijk lengte() - spatiepositie. Dus gecombineerd wordt dat RECHTS([volledigenaam];LENGTE()-spatiepostie)

Werkwijze:

• we maken hulpkolommen: in kolom B berekenen we de 1e spatiepositie.
• we maken een 2e hulpkolom C waarin we de volgende spatie zoeken (verder zoeken na de 1e gevonden). Indien er geen spatie meer instaat, krijg je een fout. Ipv een fout te tonen, toon je de waarde van kolom B.
• we maken zoveel kolommen van het type C als nodig (=tot we geen fouten meer krijgen).
• in kolom E de voornaam
• in kolom F de familienaam
• als alle formules gemaakt en gekopieerd zijn, selecteren we kolom B tem F. We kiezen Kopieren. Zonder onze selectie te veranderen, klikken we nu Plakken Speciaal>Waarden. Op die manier zijn de formules "weg", en houden we de waarden over.
• kolom B tem D zijn een hulpmiddel. Die kolom kunnen we nu verwijderen.
• Resultaat: in kolom B staat voornaam, in kolom C staat familienaam.

Action: We have 2 combinations:
Combination 1: FIRSTNAME + NAME

Combination 2: NAME + FIRSTNAME

Een Access MDB/ACCDB bestand compileert niet tot een MDE/ACCDE bestand

Title: A Microsoft Access file (MDB/ACCDB) does not compile into an MDE/ACCDE file
Vaststelling: Je wenst een Microsoft Access MDB of ACCDB bestand op te slaan als MDE of ACCDE bestand maar je krijgt volgende foutmelding.
Observation: You wish to save an MDB/ACCDB file into an MDE/ACCDE file, but you get following error 'Microsoft Office Access was unable to create the .accdb, .mdb, or .ade file.

Oorzaak: Als je klikt op de 'Toon Help' krijg je een aanwijzing dat er teveel TableID indexen kunnen gecreëerd worden. De echte oorzaak is : een fout in VBA code
Cause: If you click on the SHOW Help, you get a suggestion that there are too much TableID indexes to should be created. The real cause is an error in your VBA code.

 

Remedie: Compileer je Access code vooraleer je opslaat als MDE of ACCDE.

Solution: Compile your Access VBA code before you save your file as a MDE or ACCDE file.

Actie

Action: Open the VBA windows (alt+F11) and click on Debug>Compile Test until no dialogboxes with errors appear.

: open het VBA venster (ALT+F11) en voer de instructie Debug>Compile test uit tot er geen dialoogvensters met fouten meer oppoppen.